El triángulo E.P.D.

Todas las empresas, en mayor o menor grado, generan información, generan datos. Estos datos se incrementan exponencialmente cuando introducimos la digitalización en nuestro día a día empresarial y además con el objetivo de querer tener cuánta más información mejor.

¿Has pensado cuánta cantidad de información se genera en tu empresa y qué estás haciendo con todos esos datos almacenados?

¿Cuántos recursos destinas en la actualidad a la gestión y tratamiento de toda esta información?

Si solo nos centramos en implementar en nuestros negocios soluciones tecnológicas que nos van a capturar una cantidad ingente de datos, porque así pensamos que vamos a saber todo lo que ocurre en nuestra empresa en todo momento, estamos teniendo un enfoque sesgado del valor que nos pueden aportar datos generados en nuestra empresa.

Creo que debemos dar unos pasos atrás antes de comenzar a capturar y guardar información sólo porque creemos que así tenemos el negocio controlado.

¿Tienes unos estándares de trabajo bien definidos para todos tus procesos?

¿Has definido qué información necesitas para poder saber si tus procesos están controlados?

Estándares, procesos y datos

Nos encontramos ante lo que he definido como el triángulo E.P.D. (Estándares + Procesos + Datos)

Tengamos en cuenta que, si uno de los tres vértices falla, se convertirá en una recta entre dos puntos que no se sustentará y por tanto el objetivo que pretendemos conseguir, si lo conseguimos, será cuestión de suerte.

Estándar

Es fundamental tener un estándar definido para cada proceso. El estándar es el documento que nos va a permitir:

1. Saber y conocer quién hace algo bien o mal.
2. Encasillar y encuadrar el concepto de “hacerlo bien”.
3. Conseguir que los procesos sean repetitivos.
4. Tener una base, un criterio para formar a nuevos empleados.
5. Revisar y supervisar si la persona lo está haciendo bien o mal.
6. Crear una rutina de trabajo en nuestros equipos.
7. Tener una base, unos cimientos de partida de nuestros procesos para poder medirlos y, así, mejorarlos.

En este último punto entran los datos. Tener el estándar nos va a permitir saber qué debemos medir y/o controlar para asegurar que podemos mejorar de manera continua. Nos permite tener la información que nos permite tomar decisiones con una base objetiva.

Datos

El planteamiento correcto para poder tener una adecuada, eficiente y eficaz gestión de los datos debe partir de que necesitaremos muchos datos, de buena calidad y pertinentes.

Los datos que definamos dentro de nuestro plan que debemos capturar, almacenar y tratar nos deben ayudar a conseguir dos objetivos claros:

1. Conocer nuestro negocio mucho mejor para permitir la mejora continua.
2. Planificar planteamientos estratégicos diferenciadores frente a nuestros competidores.

Procesos

Diseñar e implementar unos procesos correctos con unos estándares adecuados en todas las áreas de la empresa nos va a ayudar a definir con una mayor concreción qué datos necesitamos capturar y tratar para que nos faciliten el camino hacia esos dos objetivos principales.

Y tú, ¿digitalizas tus procesos para capturar información sin orden ni control? o ¿prefieres definir correctamente tus procesos y tus estándares para definir con mayor concreción dónde realmente encontrar los datos más relevantes para una toma de decisiones diferenciadora?