¿Qué prefieres mejorar una isla o todo el archipiélago?

Debemos entender el negocio como un “todo”

Cuando nos enfrentamos a la decisión de seleccionar cualquiera de las tecnologías a nuestro alcance para “supuestamente” mejorar nuestros procesos, debemos ser conscientes de ciertos aspectos que, en muchas ocasiones, se pasan por alto. Hay que estar atentos porque luego sufrimos las consecuencias una vez que esa tecnología ya está implementada, momento en el cual, subsanar cualquier error cometido durante la selección puede resultarnos muy caro.

La elección de cualquier tecnología debe ser analizada dentro de un todo, dentro de un conjunto global de procesos que interaccionan unos con otros y que en muchas ocasiones los perdemos de vista solamente porque nos centramos en nuestra “isla”. No vemos más allá de la línea de playa de nuestra isla y no nos damos cuenta de la interacción entre las distintas islas del archipiélago que es la empresa, el negocio como un todo.

Los cambios que abordemos en un departamento o área de la empresa van a tener impacto en mayor o menor medida en el resto de los departamentos, por lo que no podemos actuar con una visión acotada o sesgada.

Pongamos un ejemplo

Supongamos que como responsable de logística quiero mejorar mis procesos intralogísticos, entre los que están todos los movimientos de componentes y materias primas dentro de mi fábrica. Para ello, una de las soluciones tecnológicas es la implementación de AGV’s que realicen de manera autónoma, por un lado la ubicación de los palets de componentes en la zona de estanterías y por otro lado, el aprovisionamiento de cajas de componentes a mis líneas de producción.

En paralelo, el director de compras de mi empresa ha encontrado un nuevo proveedor de uno de los componentes principales que le permite cumplir con su objetivo de reducción de costes de compra. Lo que ocurre es que dicho componente ahora incluirá menos unidades por caja, pero más cajas por palet, aspecto que al director de compras no le preocupa mientras el componente cumpla especificaciones y además sea más económico, que es su principal objetivo.

Cuando el proyecto del responsable de logística se aprueba y se llega a un acuerdo con la empresa que implementará la solución de los AGV’s, es todo un éxito de ahorros teniendo en cuenta la situación actual de componentes, flujos logísticos internos, recepción de componentes y paletización de éstos.

Los AGV’s llegan, se realiza la integración de todo el software que los controla y pasado el verano arrancamos con la nueva automatización de una parte de nuestros procesos intralogísticos. El arranque, después de unas pequeñas dificultades, es todo un éxito y empezamos a notar los primeros beneficios, tal y como habíamos previsto en nuestro estudio del proyecto de inversión presentado.

Después de tres meses, una vez validado el nuevo componente que nuestro director de compras ha adquirido a un precio más económico, empiezan a llegar los primeros pallets con cajas y ...

… sorpresa!!!!

¿Qué ha pasado?

Ese primer envío trae pallets que, por su altura, no pueden ser ubicados por los AGV’s en la zona de estanterías porque el hueco de la ubicación en estas es más pequeño que la altura del pallet. El problema va en aumento porque cuando antes los AGV’s suministraban a las líneas de producción una caja de este componente, la línea tenía para un turno completo de producción, pero ahora, al llegar menos componentes por caja, hay un problema de eficiencia en los viajes de suministro a línea. Ahora hay que ir 5 veces al día y no 3, una al turno como estaba planificado en nuestro proyecto de logística interna.

¿Qué consecuencias tiene?

Ahora diréis que sí, que esto se soluciona volviendo a hablar con el proveedor y que cambie sus condiciones de embalaje y aquí es cuando viene la segunda derivada. El proveedor te dice que esto implica que ellos cambien su línea de embalado, su tamaño de caja y sus condiciones de embalaje, aspecto que no es, a priori, tan sencillo, ni tan rápido, y mucho menos barato. Además, hay un contrato de compra-venta firmado por miles de estos componentes con unas condiciones bastante rígidas porque es lo que se acordó y que ahora habrá que ver bien cómo se pueden modificar porque hay ya 10 contenedores más en tránsito desde el origen hasta nuestra fábrica que irán llegando en las próximas semanas de manera escalonada.

¿Cómo impacta este aspecto en nuestro proyecto de automatización de nuestros procesos intralogísticos que, además, se ha vendido al comité de dirección como el proyecto estrella para este año y con un ahorro importante en aspectos que no añaden valor (muda) como son los movimientos de materiales dentro de la empresa?

Pues esto ocurre muchas más veces de las que imaginamos y yo he vivido alguno de ellos en persona.

Sigamos una hoja de ruta común.

A esto es a lo que me refiero con lo de “islas independientes” y con que los procesos de automatización o digitalización deben estar dentro de una hoja de ruta común, que todos los miembros del comité de dirección deben conocer, compartir y además validar con sus equipos para evitar aspectos como el del caso que os acabo de contar. La comunicación en cualquier caso es fundamental para que realmente el proyecto tenga éxito.

Al final el “ahorro teórico” que había conseguido el director de compras se convierte en un extra-coste mayor para el conjunto de la empresa por el impacto que tienen las ineficiencias creadas en los procesos logísticos internos que va a implicar invertir recursos extra no contemplados inicialmente.

Y no hemos incluido en nuestro caso “ficticio” aspectos relacionados con condiciones de pago, documentación que debe llegar a nuestro departamento de contabilidad, documentación de cualquier certificado de producto como COC(*) o similares, y las potenciales ineficiencias que pueden causar en otros departamentos de soporte al margen del departamento de logística.

Visión global de la empresa

¿Cuánto ahorraríamos si las empresas abordasen los procesos de transformación digital con una visión global del negocio, con una visión estratégica y coordinada?

Veamos la empresa como un archipiélago interconectado, con interacción directa e indirecta entre todas las islas (departamentos o áreas) y que lo que ocurre en una de ellas o las acciones que realicemos en una de esas islas seguro que tiene impacto y repercusión en mayor o menor medida en el resto.

No queramos tener una isla con grandes lujos y hoteles (departamentos muy automatizados y digitalizados) y luego otras islas que sean casi islas desiertas o que todavía se viva en cabañas de madera y paja (funcionando con muchos procesos manuales, con tareas que no aportan realmente valor y a los cuales no les prestamos demasiada atención a la hora de digitalizar nuestros procesos).

Tengamos esa visión holística que nos permita ver la empresa como un todo, ver nuestro archipiélago a vista de pájaro para ver qué ocurre en ese espacio entre islas, en lo que circula entre ellas y cómo se relacionan.

No nos fijemos solo en la isla donde van más turistas porque no siempre es en la que hay mejores servicios para nuestros clientes, que no siempre es la que nos va a dar mejores beneficios.

Y tú, ¿prefieres una sola isla con lujos o que todo el archipiélago trabaje al máximo nivel?

(*) Certificate of Compliance