EL VIAJE HACIA EL LEAN…. ¿LO NECESITAS? PARTE 1.

Según la Lean Enterprise Academy, organización sin ánimo de lucro, existe un viaje hacia la implementación del Lean que ellos resumen en 4 pasos fundamentales:

1. Observar y eliminar desperdicio (ver artículo anterior "MUDAman está en tu empresa")
2. Definir qué es VALOR para nuestro negocio.
3. Reducción del Tiempo de Ciclo o Lead Time
4. Participación e involucración de los empleados.

Hoy me gustaría centrarme en este último punto que, para mí, es uno de los fundamentales en el proceso de transformación.

Un viaje en el que debemos participar todos.

Este viaje que proponemos hacia un cambio radical de forma de trabajar es un viaje sin un final, sin una bandera a cuadros que marque que ya está todo hecho. Es un viaje con metas parciales, con premios de montaña (usando el símil ciclista) que recogemos cada vez que vamos aplicando una acción que nos llevará a nuevos resultados y a nuevas acciones para seguir mejorando.

En mis años de experiencia profesional, he visto organizaciones y empresas que tras años de historia siguen sin priorizar y trabajar en la implicación e involucración real de los empleados.

No sirve realizar publicaciones en RRSS, en la web de la empresa o comentarlo en diferentes foros poniéndose una medalla de que el empresario tiene en cuenta la opinión de sus trabajadores cuando los hechos y la realidad del día a día indican lo contrario.

A los trabajadores hay que escucharlos y no solo oír lo que dicen. Hay que darles poder de participación y de opinión para que cuando estemos trabajando en el camino hacia la excelencia, aporten su punto de vista, su visión, sus problemas del día a día, que nos ayuden a definir entre todos un nuevo escenario mucho mejor.

A los trabajadores hay que formarles. Debemos proporcionarles la información, la formación y conocimientos necesarios para que puedan desarrollar su trabajo con autonomía, para que sean capaces de solucionar problemas, bien de forma individual, pero sobre todo como equipo.

A los trabajadores debemos marcarles unos objetivos a alcanzar que sean MARTE (SMART). Que permitan, primero a ellos realizar un seguimiento del avance de su día a día y luego, a mandos intermedios y dirección ver consecución o no de los principales indicadores (KPI’s).

Los trabajadores son personas que tienen inquietudes, que a cada uno les mueve una motivación diferente. Son personas que tienen problemas personales, problemas que les pueden afectar en mayor o menor medida en su desempeño profesional. ¿Conoces bien qué motiva a los trabajadores de tus equipos?

Los trabajadores además tienen talentos, cada uno el suyo. Talentos que la gran mayoría de las veces están ocultos y que no salen a la luz porque, bien no se les brinda la oportunidad de poder mostrarlos, bien la empresa no está preparada para poder detectarlos o bien, están tan desmotivados que nunca van a mostrar esa potencialidad porque piensan que la empresa no lo merece. ¿Conoces bien los talentos de tus trabajadores? ¿Tienes un buen departamento de gestión de personas que realmente trabaje en la gestión del talento?

Personas trabajando en equipos

Hay varias definiciones que podemos encontrar de lo que es un equipo, pero particularmente me gusta una de Simon Sinek que dice: "Un equipo no es un grupo de personas que trabajan juntos, un equipo es un grupo de personas que confían los unos en los otros". ¿Sabes si tienes realmente equipos en tu empresa? Es sorprendente la cantidad de pymes que nos encontramos donde parece que en muchos casos reina la desconfianza entre compañeros de trabajo y también con sus responsables e incluso los dueños o gerentes de la empresa. ¿Cómo vamos a tener equipos en las organizaciones si no hay confianza?

¿Estás dando feedback a tus trabajadores? Las personas dentro de las organizaciones necesitamos saber si estamos haciendo las cosas bien o no tan bien. Si disponemos de indicadores, tendremos una manera más o menos objetiva y cuantificada de saber si estamos cumpliendo con aquellos objetivos numéricos que la empresa nos marca, pero hace falta una voz autorizada, el responsable que sea asertivo y que periódicamente transmita a los miembros de sus equipos qué están haciendo bien y qué aspectos deben mejorar. Esto es también función del líder.

Personalmente me he encontrado casos en los que los empleados no están recibiendo ningún tipo de feedback por parte de sus responsables. Lo único que comentan que reciben no va mucho más allá de una solemne bronca o llamada de atención cuando algo sale mal. Como mi buen colega @Rafa Lucero dice: "Tú eres responsable de todo lo que pasa en tu empresa, de lo malo y de lo bueno". Así que, gerente, directivo, mando intermedio, reflexiona sobre lo que estás transmitiendo, o no, a los miembros de tu organización, de tu equipo.

¿Cómo van a mejorar tus trabajadores si no tenemos planes de mejora? Uno de los aspectos fundamentales es determinar los planes de acción que nos conduzcan a la mejora continua. Debemos tener esos indicadores (KPI’s) que comentaba antes, pero también debemos ser en cierta medida, ambiciosos. Se deben diseñar planes de mejora, con acciones, responsables y fechas. Además, hacer un seguimiento periódico, el famoso "check" de la archiconocida rueda PDCA. Hay que chequear, comprobar que se están consiguiendo los objetivos y que esto nos está haciendo mejorar.

¿Cómo sabemos que nuestros trabajadores, los empleados de nuestra empresa, están involucrados? Para ello, la función del líder, del gerente, del jefe de equipo es actuar como un coach, casi como un maestro. Como ese entrenador que, a través de diferentes técnicas y metodologías, consigue extraer lo máximo de cada uno de los miembros de su equipo. Los motiva, los hace crecer como profesionales y va consiguiendo poco a poco, paso a paso que este viaje que todos debemos completar hacia la mejora continua, vaya haciendo camino.

El objetivo como gestores de personas es que los miembros de nuestros equipos sean realmente un grupo de personas que confían los unos en los otros y que son autosuficientes en su día a día, solicitando ayuda a sus responsables únicamente en las ocasiones en que la decisión o el problema se escape de su ámbito de responsabilidad.

Como ya venimos repitiendo en numerosas ocasiones, las personas son la clave de las organizaciones y esto no debe ser una frase manida superficial, si no que conlleva mucho esfuerzo y responsabilidad por parte de los que se encuentran al frente de las organizaciones.

El viaje continúa…. Y tú, ¿quieres vivir la experiencia?